Chương I: Bản chất
Điều 1.1: Nguyên nhân thành lập hội
Cảm thông với những đau thương bất hạnh của nhiều đồng bào đói khổ. bệnh hoạn, tật nguyền tại Việt Nam, một số anh chị em thiện chí đã từng làm việc bác ái với tính cá nhân, đã đến với nhau để cùng thành lập Hội bác ái giúp đỡ người nghèo khổ vào tháng Giêng năm 2001. Mọi người nhiệt thành đóng góp tài chánh, mời gọi sự tiếp tay của những anh em thiện chí khác, vận động sự giúp đỡ, đóng góp của các vị ân nhân và mạnh thường quân với hi vọng mở rộng Hội để giúp đỡ thêm nhiều người bất hạnh
Điều 1.2 Danh xưng
Từ ý niệm muốn giúp đỡ anh chị em khốn cùng, nên Hội đã được đặt tên là "Help the Poor" ( Hội Giúp đỡ Người nghèo). Hội được tổ chức thành một Hội từ thiện "non profit organization”, được quy định và cấp giấy phép hoạt động bởi chính phủ liên bang và tiểu bang California với số danh mục EIN 33-0974492; nhờ vậy những đóng góp tài chánh cho Hội được khấu trừ thuế (tax exempts).
Điều 1.3 Phù hiệu
Là hình địa cầu, với trái tim hồng và vòng tay rộng mở. Hội bác ái "Help the Poor " cảm thông và muốn góp phần xoa dịu phần nào nỗi đau thương bất hạnh của anh chị em đồng loại, đặc biệt là những đồng bào đói khổ ở Việt Nam.
Điều 1.4 Tôn chỉ
Thể hiện tình yêu thương bác ái, phục vụ những anh chị em bất hạnh với tâm niệm không vì danh lợi, không phân biệt tôn giáo, không hoạt động chính trị, nhằm thăng tiến đời sống con người về vật chất lẫn tinh thần.
Điều 1.5 Mục đích
Giúp đỡ phục vụ những người nghèo khổ, bất hạnh theo những nhu cầu ưu tiên sau đây:
Chương II: Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ tổ chức Hội Giúp Người nghèo
- Ban Cố vấn
- Hội đồng quản trị
- Giám đốc điều hành
- Phó nội vụ
- Kiểm soát tài chánh
- Hành chính kế toán
- Thủ quỹ
- Thư ký
- Phó ngoại vụ
- Truyền thông
- Sinh hoạt đặc biệt
- Duyệt dự án
- Công tác
- Kế hoạch tài chánh
Chương III: Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị sẽ chịu trách nhiệm quản lý và điều hành hội, tham khảo và thông báo cho các thành viên trong HĐQT theo những điều luật cho hội thiện nguyện của tiểu bang California.
Những quyết định của hội sẽ được thông qua bởi đa số tuyệt đối (số thành viên trong HĐQT), nếu không được sẽ thông qua bởi đa số tuyệt đối (số thành viên của HĐQT hiện diện trong cuộc họp*)
Thành phần HĐQT sẽ có ít nhất năm (5) và không quá chín (9) thành viên. Số thành viên có thể được thay đổi bởi HĐQT. Sự giảm thiểu số thành viên chỉ được thực hiện khi đã mán nhiệm kỳ của các thành viên.
HĐQT sẽ không có hơn 49% thành viên có liên hệ gia đình với nhau hoặc có giao dịch làm ăn với những dự án của Hội.
Các thành viên có thể nộp đơn xin vắng mặt nhưng không quá 90 ngay. Đơn phải được HĐQT chấp nhận
Các thành viên có thể từ chức bất cứ lúc nào sau khi nộp đơn từ chức cho Giám đốc HĐQT hoặc thư ký
Thành viên nào cũng có thể bị bất tín nhiệm bất cứ vì lý do gì bởi đa số phiếu của HĐQT trong buổi họp của HĐQT.
Thành viên nào vắng mặt trong 3 buổi họp liên tiếp mà không có lý do chính đáng có thể bị bất tín nhiệm bởi đa số phiếu của HDQT. Văn bản quyết định sẽ được gửi đến thành viên bị bất tín nhiệm
Sự điền khuyết các thành viên trong HĐQT sẽ xảy ra khi :
- Bất cứ thành viên nào trong HĐQT qua đời hoặc từ chức
- Số thành viên gia tăng theo quyết định của HĐQT
- Tòa án tuyên bố một thành viên nào đó bị giao động tâm thần
- Thành viên bị bất tín nhiệm bởi HĐQT
3.1.1 Các buổi họp của HĐQT
1. HĐQT sẽ có ít nhất 2 buổi họp thường xuyên trong một năm.
2. Những buổi họp khẩn cấp có thể được triệu tập bởi Chủ tịch HĐQT hoặc thư ký khi Chủ tịch vắng mặt; hoặc bất cứ 2 thành viên nào trong HĐQT yêu cầu. Địa điểm và thời gian họp sẽ được thông báo trước 48 tiếng đồng hồ bằng điện thoại hoặc bằng thư tay hoặc trước 4 ngày nếu gửi thư qua bưu điện.
3. Tất cả các buổi họp phải có sự hiện diện của quá bán thành viên của HĐQT mới hợp lệ(*)
4. Mỗi thành viên sẽ được bỏ một (1)phiếu cho những vấn đề được biểu quyết trong buổi họp.
3.1.2 Bầu cử các thành viên trong HĐQT
1. Mỗi 2 năm, 50% số thành viên của HĐQT sẽ được bầu lại.
- Điều kiện: Bất cứ người nào trong cộng đồng có tinh thần phục vụ và đã sinh hoạt với Hội ít nhất hai (2) năm. Trong trường hợp đặc biệt sẽ được biểu quyết tuyệt đối bởi 2/3 thành viên của HĐQT.
- Nhiệm kỳ của thành viên HĐQT là 4 năm và không giới hạn số nhiệm kỳ.
Điều 3.2 Ban cố vấn
Thành viên trong ban cố vấn được HĐQT mời với đa số quá bán.
Ban Cố vấn góp ý cho HĐQT trong mọi vấn đề
Điều 3.3 Hội đồng Điều hành (HĐĐH)
Hội đồng điều hành gồm có: Giám đốc điều hành, Phó Nội vụ, Phó Ngoại vụ, Tổng thư ký và Tổng Thủ Quỹ.
HĐĐH được chỉ định bởi HĐQT
Nhiệm kỳ của HĐĐH là 2 năm và có thể được lưu nhiệm
Tân HĐĐH sẽ nhậm chức thay thế HĐĐH mãn nhiệm trong ngày ban giao, trước sự chứng kiến của HĐQT
HĐĐH mãn nhiệm sẽ trao trả tất cả tài sản và hồ sơ liên hệ đến Hội
Ngày bàn giao phải được thực hiện trong vòng 1 tháng kể từ sau ngày được chỉ định bởi HĐQT
HĐĐH thi hành những chương trình, kế hoạch đã được HĐQT biểu quyết.
Hướng dẫn và điều động các ban thực hiện kế hoạch
Đặt người điền khuyết hoặc thay thế các trưởng ban (cần thông qua HĐQT)
Thâu nhận, hướng dẫn những thành viên mới gia nhập Hội.
Báo cáo sinh hoạt mỗi 3 tháng 9tháng 3,6,9 ) và tổng kết báo cáo cuối năm.
Bất cứ thành viên nào trong HĐQT cũng có thể kiêm nhiệm chức vụ trong HĐĐH
Thành viên nào trong HĐĐH cũng có thể bị bất tín nhiệm bất cứ lúc nào vì bất cứ lý do gì do đa số phiếu của HĐQT quyết định
Sự điền khuyết sẽ được HĐQT chỉ định cho đến khi hết nhiệm kỳ
Điều 3.4 Ban Kiểm soát Tài chánh
Kiểm soát những bản báo cáo tài chánh và công tác.
Kiểm tra (audit) sổ sách liên quan đến tài chánh.
Điều 3.5 Ban Truyền thông
Phổ biến tin tức sinh hoạt, quảng cáo hoặc các cuộc hội thảo trên đài truyền thanh, truyền hình.
Chăm sóc và cập nhật trang nhà của Hội
Phát hành báo chí, Video, gởi thư quảng cáo v..v..
Thực hiện bản tin mỗi 3 tháng và đặc san hàng năm
Điều 3.6 Ban Xét duyệt Dự án
Phổ biến mẫu đơn, hướng dẫn điền đơn và nhận đơn xin.
Tìm hiểu, nghiên cứu từng dự án.
Cùng với đại diện các ban, họp biểu quyết từng dự án
Gửi bản sao các đơn được chấp thuận đến ban Hành chánh và ban Công Tác.
Gửi thư phúc đáp đến những nơi xin.
Lưu giư hồ sơ
Điều 3.7 Ban Phát triển Tài chánh
Nghiên cứu đề nghị những kế hoạch phát triển tài chánh đến HĐQT
Thực hiện những kế hoạch phát triển tài chánh đã được HĐQT biểu quyết
Điều 3.8 Ban Hành chánh Kế toán
Nhận thư và tiền ủng hộ
Gửi thư và biên nhận đến các vị ân nhân
Lập danh sách chi thu hàng tháng, gửi bản sao đến Tổng Thư ký và ban Kiểm soát
Kế toán và sổ sách
Khai thuế
Thu thập và lưu giữ các biên bản, hồ sơ và tài liệu của Hội
Lưu giữ hồ sơ chi thu và các dự án.
Điều 3.9 Ban Công tác
Thực hiện những dự án đã được chấp thuận
Theo dõi tiến trình những dự án
Thu thập báo cáo va hình ảnh của từng dự án
Lưu giữ hồ sơ
Điều 3.10 Khối Sinh hoạt đặc biệt
Huy động nhân sự và các đoàn thể thiện nguyện yểm trợ cho Hội trong những công tác đặc biệt.
Chương IV: Trách nhiệm từng chức vụ
Điều 4.1 Chủ tịch Hội đồng quản trị
Chủ tịch Hội đồng quản trị có trách nhiệm:
Triệu tập và chủ tọa các buổi họp định kỳ hoặc bất thường của HĐQT
Đề ra đường hướng sinh hoạt cho Hội
Đề ra những kế hoạch dài hạn
Nghiên cứu và biểu quyết những điều mà ban điều hành không giải quyết được
Điều 4.2 Thư ký Hội đồng quản trị
Thư ký Hội đồng quản trị có trách nhiệm:
Thông báo tin tức ghi chép và phổ biến biên bản các cuộc họp HĐQT đến mọi thành viên trong HĐQT
Tạm thời thay thế Chủ tịch Hội đồng quản trị khi vị này vắng mặt hoặc trong khi chờ đợi điền khuyết
Lưu trữ hồ sơ
Điều 4.3 Giám đốc điều hành
Giám đốc điều hành có trách nhiệm:
Triệu tập và chủ tọa các buổi họp định kỳ hoặc bất thường của Hội đồng Điều hành
Chỉ định bất cứ người nào vào các ban nghành để trợ giúp điều hành cho Hội ( thông qua HĐQT)
Trực tiếp điều hành những công tác của Hội
Điều 4.4 Phó Nội vụ
Phó Nội vụ có trách nhiệm:
Chịu trách nhiệm những việc nội bộ của Hội
Phối hợp các trưởng ban liên hệ
Tạm thời thay thế Giám đốc điều hành khi vị này vắng mặt hoặc chờ điền khuyết
Điều 4.5 Phó Ngoại vụ
Phó Ngoại vụ có trách nhiệm:
Chịu trách nhiệm những công việc ngoại vụ
Phối hợp các trưởng ban liên hệ
Đại diện HĐĐH liên lạc với các tổ chức, cơ quan hoặc đoàn thể khi có những vấn đề liên quan đến Hội
Điều 4.6 Tổng Thư ký
Tổng Thư ký có trách nhiệm:
Thông báo tin tức ghi chép và phổ biến biên bản các buổi họp đến mọi thành viên trong HĐĐH và các ban liên hệ sau khi có chữ ký của Giám đốc Điều hành.
Thông báo thời gian và địa điểm cho kỳ họp thường xuyên lần tới
Lập hồ sơ báo cáo mỗi 3 tháng và tổng kết cuối năm đến HĐQT
Lưu trữ hồ sơ
Điều 4.7 Tổng Thủ quỹ
Tổng Thủ quỹ có trách nhiệm:
Bảo quản tài chánh và sản vật của Hội
Ký ngân phiếu xuất quỹ khi có biên bản ký nhận của Giám đốc Điều hành hay 1 thành viên do HĐQT chỉ định
Khi quá $1000 cần 2 chữ ký của Tổng Thủ quỹ và 1 thành viên do HĐQT chỉ định
Ký gửi tất cả ngân phiếu và tiền tệ vào ngân hàng
Điều 4.8 Trưởng Ban
Các Trưởng ban có trách nhiệm:
Triệu tập và chủ tọa các buổi họp định kỳ hoặc bất thường của ban mình
Tham dự hoặc cử đại diện tham dự các cuộc họp
Chương V: Chế tài
Khi một thành viên trong Hội không thi hành chức vụ liên tục 2 tháng mà không thông báo lý do; phát ngôn bừa bãi hoặc có tư cách tác phong gây phương hại đến Hội, HĐQT có trách nhiệm:
Nhắc nhở khuyến cáo trong tinh thân yêu thương tế nhị
Khuyến cáo bằng văn thư
Sau 2 lần vẫn không có kết quả, đương sự sẽ bị đưa ra HĐQT để biểu quyết bất tín nhiệm
Chương VI: Ký kết
Chỉ có những thành viên được HĐQT chỉ định mới đại diện cho Hội để ký những hợp đồng cho Hội
Hội sẽ không vay mượn để hoàn tất bất cứ công tác nào
Chương VII: Tu chỉnh nội quy
Điều 7.1 Tu chỉnh
Nội quy có thể được tu chỉnh hoặc bổ túc từng điều hoặc cả chương khi trên 2/3 thành viên trong HĐQT biểu quyết chấp nhận
Điều 7.2 Giải thích
Khi thấy có những điều khó hiểu hoặc không rõ ràng trong văn bản, chỉ có Chủ tịch HĐQT mới có quyền giải thích
Điều 7.3 Hiệu lực
Bản Nội quy của Hội Help the Poor (Hội Giúp Người Nghèo) đã được chấp thuận trong phiên họp HĐQT tháng 7 năm 2001 tại Orange, California.
Bản tu chỉnh Nội quy đã được thông qua và chấp thuận trong phiên họp HĐQT ngày 30 thang 5 năm 2004 tại Trung tâm Công giáo, Orange, California
Chương VIII: Giải thể
Trong trường hợp Hội giải thể, tất cả tài sản của Hội sẽ được phân chia cho những hội từ thiện, những cơ sở giáo dục và y tế được chấp thuận bởi thuế Liên bang và Tiểu bang.